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Cumplimiento GDPR

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Es muy importante tener en cuenta que usted, como propietario de Ixonn / sitio web / servidor, es el controlador de datos que procesa la información que almacena. Podemos ofrecer varias funciones que ayudarán a su CRM a cumplir con la ley GDPR, pero es su responsabilidad cómo cumple con GDPR, le recomendamos que revise sus prácticas de privacidad y seguridad de datos.

Cada negocio y compañía es diferente y eso puede afectar lo que debe hacer para cumplir con GDPR. Lo alentamos a que trabaje con asesores legales y otros profesionales para determinar con precisión cómo el GDPR podría aplicarse a usted y a su negocio.

Habilitar GDPR en Ixonn

Para habilitar las funciones GDPR y GDPR en Ixonn, deberá navegar a Configuración-> GDPR y hacer clic en el botón Habilitar GDPR. Todas las opciones por defecto estarán desactivadas, puede ajustar la configuración GDPR para que se ajuste a sus requisitos.

Derechos individuales

Obtenga más información sobre los derechos individuales.

El derecho a ser informado

Haga clic aquí para obtener más información sobre el derecho a ser informado

Las opciones de Ixonn GDPR le brindan la capacidad de proporcionar una política de privacidad y términos y condiciones, para habilitar los términos y condiciones, haga clic en la pestaña Derecho a ser informado y habilitar Términos y condiciones, es posible que también desee incluir el enlace de la política de privacidad en sus términos.

  • Habilite los Términos y condiciones para el registro y el portal de clientes: antes de registrarse, un usuario debe aceptar sus términos y condiciones antes de que se recopilen los datos.
  • Habilitar los términos y condiciones para que un sitio web forme formularios: si utiliza un formulario web para liderar, puede habilitar la casilla de verificación de términos y condiciones en la parte inferior, en este caso antes de que Ixonn recopile los datos, el interesado debe aceptar los términos.
  • Habilite los términos y condiciones para el formulario de ticket: si utiliza formularios de ticket integrados en su sitio web, puede habilitar la casilla de verificación de términos y condiciones en la parte inferior, en este caso antes de que Ixonn recopile los datos, el interesado debe aceptar los términos.
  • Mostrar términos y condiciones en el pie de página del área de clientes: opción adicional para mostrar los términos y condiciones en el pie de página para todos los usuarios del área de clientes (conectados y no conectados)

El derecho de acceso / derecho de rectificación

Haga clic aquí para obtener más información sobre el derecho de acceso.

Haga clic aquí para obtener más información sobre el derecho de rectificación.

El área de clientes brinda a los contactos del cliente la capacidad de iniciar sesión y ver su información personal. Además, el área de clientes proporciona acceso para actualizar su información personal como nombre, apellido, dirección de correo electrónico, teléfono, etc.

A continuación puede leer para obtener más opciones adicionales.

Contactos

  • Permitir que el contacto principal vea / edite los detalles de facturación y envío: la facturación y el envío para los clientes se almacenan en campos separados, puede permitir que el contacto principal actualice esos campos. Tenga en cuenta que actualizar los detalles de facturación y envío desde el área de clientes no afectará las facturas, estimaciones y notas de crédito ya creadas.
  • Permitir que los contactos eliminen sus propios archivos cargados desde el área de clientes: en caso de que el contacto cargue un archivo eq en su perfil, tareas o archivo de proyecto, también puede permitir que esos archivos se eliminen.

Guías

  • Habilitar formulario público para clientes potenciales: los clientes potenciales que agregue en el sistema tendrán una URL única para ver la información que almacena para ellos y podrán actualizar la información cuando accedan a la URL, después de habilitar esta opción, la URL pública de cliente potencial puede se encuentra en la pestaña principal GDPR. El campo de combinación de URL de formulario público principal también estará disponible en las plantillas de correo electrónico.
  • Mostrar campos personalizados de clientes potenciales en el formulario público: esta opción se utiliza si tiene campos personalizados para clientes potenciales y desea que los campos personalizados se muestren en el formulario público.
  • Muestre los archivos adjuntos de clientes potenciales en el formulario público y permita que los archivos adjuntos sean eliminados por el cliente potencial: si cargó archivos para el cliente potencial en la pestaña Adjuntos, esos archivos serán visibles en el formulario público y el cliente potencial podrá eliminar cualquier archivo.

El derecho a borrar (conocido como el “derecho a ser olvidado”)

Haga clic aquí para obtener más información sobre el derecho a borrar

Los contactos y clientes potenciales pueden solicitar que se eliminen sus datos de Ixonn, haga clic en la pestaña Derecho a ser olvidado para ver todas las opciones disponibles.

Contactos

Para que los contactos soliciten que se eliminen sus datos, deberá mostrar el enlace GDPR en el área de clientes, para lograr esto, puede hacer clic en la pestaña General y establecer Mostrar enlace GDPR en la navegación del área de clientes en

Después de iniciar sesión en el área de clientes, el contacto puede hacer clic en el enlace GDPR y verificar varias opciones.

Guías

Los clientes potenciales pueden solicitar la eliminación de datos a través del formulario público de clientes potenciales que debe habilitarse desde la pestaña El derecho de acceso / derecho a la rectificación

Solicitud de eliminación

Si recibe una solicitud de eliminación de datos, puede utilizar las funciones de eliminación predeterminadas de Ixonn, por ejemplo, para clientes potenciales, clientes, contactos y eliminar los datos después de recibir la solicitud. Además, puede realizar un seguimiento de todas las solicitudes en la pestaña El derecho a ser olvidado y luego hacer clic en Solicitudes de eliminación. Puede cambiar el estado de la solicitud de eliminación a Pendiente, Eliminada, Rechazada, esto se usa para sus propios fines para conocer los pasos tomados para esta solicitud de eliminación.

Después de la eliminación de datos de solicitud de contacto / cliente potencial, todos los administradores recibirán un correo electrónico indicando que hay una solicitud de eliminación activa, después de habilitar la solicitud de eliminación, puede consultar las plantillas de correo electrónico disponibles en Configuración-> Plantillas de correo electrónico.

El derecho a la portabilidad de datos.

Obtenga más información sobre el derecho a la portabilidad de datos

En Configuración-> GDPR-> El derecho a la portabilidad de datos, puede elegir varias opciones para exportar cuando el contacto o el cliente potencial utilicen la función de exportación. Ixonn exportará los datos en formato JSON legible por humanos.

Los contactos pueden exportar datos a través del área de clientes y los clientes potenciales pueden exportar datos a través del formulario público, tenga en cuenta que no se incluirán archivos adjuntos en la exportación.

El derecho a restringir el procesamiento

Haga clic aquí para obtener más información sobre el derecho a restringir el procesamiento.

No hay una opción específica para este derecho en Ixonn, pero Ixonn ya es compatible con este derecho y esto se puede lograr de varias maneras.

En Ixonn puedes hacer lo siguiente:

  • Establezca el cliente / contacto en inactivo para que pueda tener un indicador de que este cliente ha restringido el procesamiento de datos, también cuando un cliente está configurado como inactivo, el miembro del personal de eq no puede crear una factura con este cliente.
  • Cree un campo personalizado, seleccione eq con un nombre: Procesamiento de datos restringido con 2 opciones Sí y No, esto le ayudará a saber que estos datos de clientes / contactos están restringidos para el procesamiento.
  • Desactive todas las notificaciones por correo electrónico para el contacto, navegue a la pestaña de contactos del cliente y abra el contacto, en la parte inferior podrá desactivar las notificaciones por correo electrónico.

Informe a los miembros de su personal los pasos que realizó para restringir los datos y cómo pueden saber si los datos están restringidos al procesamiento.

Consentimiento

Haga clic aquí para obtener más información sobre el consentimiento.

Si está recabando el consentimiento para fines de marketing, deberá obtener el consentimiento del usuario a través de un formulario de suscripción por separado, el consentimiento no puede incluirse en los términos y condiciones de la política.

Los formularios de consentimiento que ofrece Ixonn brindarán a los usuarios una forma simple y fácil de dar y retirar el consentimiento al mismo tiempo sin la necesidad de contactarlo, una parte muy importante del concepto GDPR para el consentimiento es que las casillas de verificación de consentimiento no pueden ser pre -Comprueba qué Ixonn cumple con esto.

Tenga en cuenta que no puede mezclar múltiples consentimientos en uno, debe separarlos y el usuario debe dar su consentimiento para todos ellos por separado.

En la pestaña Consentimiento, puede agregar un número ilimitado de propósitos de consentimiento.

Ixonn almacenará información sobre cuándo se otorga el consentimiento, la dirección IP y el propósito del consentimiento, también si el consentimiento se agrega manualmente desde el área de administración, el nombre del personal se almacenará y el personal podrá agregar información adicional sobre cómo se otorga el consentimiento del contacto

URL de consentimiento

Cada contacto y cada cliente potencial tendrán una URL de consentimiento única, donde pueden otorgarle su consentimiento o retirarlo en cualquier momento que lo deseen.

Para los contactos, la URL pública de consentimiento se encuentra en el perfil del cliente en la pestaña de contactos, para cada contacto puede hacer clic en Ver URL de consentimiento.

Para los clientes potenciales, la URL pública de consentimiento se encuentra en el modo de cliente potencial en la pestaña GDPR.

Después de habilitar el consentimiento, podrá incluir la URL de consentimiento para clientes potenciales y contactos en las plantillas de correo electrónico, un nuevo campo de combinación estará disponible en Configuración-> Plantillas de correo electrónico.

Cumplimiento de GDPR de campos personalizados

Los campos personalizados en Ixonn le brindan la posibilidad de crear sus propios campos personalizados para su propio propósito de almacenar y recopilar más datos, a medida que GDPR entre en vigencia, es posible que desee volver a pensar cómo usará los datos de campos personalizados que almacena y cómo administrará los campos personalizados en Ixonn.

Nuestra recomendación es agregar solo los campos personalizados que realmente necesita y hacerlos visibles también para el área de clientes, por lo que en este caso, los contactos podrán ver los datos que almacena sobre ellos y también actualizar los datos.

Tenga en cuenta que cuando se contacte exportará datos, solo los campos personalizados que están marcados para ser visibles en el área de clientes se incluirán en el formato JSON, como para los clientes potenciales en Configuración-> GDPR-> El derecho de acceso / derecho de rectificación es posible que desee mostrar los campos personalizados principales en forma pública y también permitir que los campos personalizados se exporten en Derecho a la portabilidad de datos.


Tiene una idea de cómo se pueden mejorar las características GDPR para Ixonn? Envíenos un correo electrónico a info@ixonn.com, nos encantaría saberlo!

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