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Conformidade com GDPR

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é muito importante observar que você como proprietário de Ixonn / site / servidor é o controlador de dados que processa as informações armazenadas. Podemos oferecer vários recursos que ajudarão seu CRM a cumprir a lei GDPR, mas é de sua responsabilidade como você o cumpre, recomendamos que você revise suas práticas de privacidade e segurança de dados.

Todos os negócios e empresas são diferentes e podem afetar o que você precisa fazer para cumprir o GDPR. Incentivamos você a trabalhar com advogados e outros profissionais da área jurídica para determinar com precisão como o RGPD pode se aplicar a você e à sua empresa.

Habilitar GDPR em Ixonn

Para ativar os recursos GDPR e GDPR no Ixonn, você precisará navegar para Configuração-> GDPR e clicar no botão Ativar GDPR. Todas as opções por padrão serão desativadas. Você pode ajustar a configuração do GDPR para atender às suas necessidades.

Direitos individuais

Saiba mais sobre os direitos individuais

O direito de ser informado

Clique aqui para saber mais sobre o direito de ser informado

As opções Ixonn GDPR oferecem a capacidade de fornecer uma política de privacidade e termos e condições, para habilitar os termos e condições, clique na guia Direito a ser informado e ative os Termos e condições. Você também pode incluir o link da política de privacidade nos seus termos.

  • Ativar Termos e Condições para o registro e o portal do cliente – Antes do registro, o usuário deve concordar com seus termos e condições antes que os dados sejam coletados.
  • Ativar Termos e Condições para uma Web liderar formulários – Se você usar uma Web para liderar formulários, poderá ativar a caixa de seleção de termos e condições na parte inferior, neste caso, antes que o Ixonn colete os dados, o titular dos dados deve concordar com os termos.
  • Ativar Termos e Condições para o formulário de ticket – Se você usar formulários de ticket incorporados ao seu site, poderá ativar a caixa de seleção de termos e condições na parte inferior, neste caso, antes que o Ixonn colete os dados, o titular dos dados deverá concordar com os termos.
  • Mostrar Termos e Condições no rodapé da área de clientes – Opção adicional para mostrar termos e condições no rodapé de todos os usuários da área de clientes (conectados e não conectados)

Direito de acesso / direito à retificação

Clique aqui para saber mais sobre o direito de acesso

Clique aqui para saber mais sobre o direito de retificação

A área de clientes oferece aos contatos do cliente a capacidade de efetuar login e visualizar suas informações pessoais. Além disso, a área de clientes fornece acesso para atualizar suas informações pessoais, como nome, sobrenome, endereço de e-mail, telefone, etc.

Abaixo, você pode ler para obter mais opções adicionais.

Contatos

  • Permitir que o contato principal visualize / edite os detalhes de cobrança e envio – o faturamento e o envio para clientes são armazenados em campos separados. Você pode permitir que o contato primário atualize esses campos. Observe que a atualização dos detalhes de cobrança e envio da área de clientes não afetará as faturas, estimativas e notas de crédito já criadas.
  • Permitir que os contatos excluam arquivos próprios carregados da área de clientes – Caso o contato tenha carregado um arquivo eq em seu perfil, tarefas ou arquivo de projeto, você também pode permitir a remoção desses arquivos.

Conduz

  • Ativar formulário público para leads – os leads adicionados no sistema terão um URL exclusivo para visualizar as informações que você armazena para eles e poderão atualizar as informações quando acessarem o URL. Depois de ativar essa opção, o URL público principal pode pode ser encontrada na guia lead do GDPR. O campo de mesclagem de URL de formulário público principal também estará disponível nos modelos de email.
  • Mostrar campos personalizados de lead no formulário público – Esta opção é usada se você tiver campos personalizados para leads e desejar que os campos personalizados sejam mostrados no formulário público.
  • Mostrar anexos de leads no formulário público e permitir que os anexos sejam removidos pelo lead – Se você enviou arquivos para o lead na guia Anexos, esses arquivos serão visíveis no formulário público e também poderão remover todos os arquivos.

O direito de apagar (conhecido como “o direito de ser esquecido”)

Clique aqui para saber mais sobre o direito de apagar

Contatos e leads podem solicitar que seus dados sejam removidos do Ixonn, clique na guia Direito a ser esquecido para verificar todas as opções disponíveis.

Contatos

Para que os contatos solicitem que seus dados sejam removidos, você precisará mostrar o link do GDPR na área de clientes. Para isso, clique na guia Geral e defina Mostrar link do GDPR na navegação da área de clientes como Sim.

Após o login do contato na área de clientes, o contato pode clicar no link GDPR e verificar várias opções.

Conduz

Os leads podem solicitar a remoção de dados por meio do formulário público de lead que precisa ser ativado na guia Direito de acesso / direito à retificação

Pedido de remoção

Se você receber uma solicitação de remoção de dados, poderá usar as funcionalidades de exclusão padrão Ixonn eq para leads, clientes, contatos e excluir os dados após o recebimento da solicitação. Além disso, você pode acompanhar todas as solicitações na guia O direito a ser esquecido e clicar em Solicitações de remoção. Você pode alterar o status da solicitação de remoção para Pendente, Removido, Recusado. Isso é usado para seus próprios fins para conhecer as etapas adotadas para essa solicitação de remoção.

Após a remoção dos dados da solicitação de contato / lead, todos os administradores receberão um email informando que há uma solicitação de remoção ativa. Depois de ativar a solicitação de remoção, você poderá verificar os modelos de email disponíveis em Configuração-> Modelos de email.

O direito à portabilidade de dados

Saiba mais sobre o direito à portabilidade de dados

Em Configuração-> GDPR-> O direito à portabilidade de dados, você pode escolher várias opções a serem exportadas quando contato ou lead usa o recurso de exportação. Ixonn exportará os dados no formato JSON legível por humanos.

Os contatos podem exportar dados através da área de clientes e os leads podem exportar dados através do formulário público. Observe que nenhum anexo será incluído na exportação.

O direito de restringir o processamento

Clique aqui para saber mais sobre o direito de restringir o processamento

Não há opção específica para esse direito em Ixonn, mas o Ixonn já é compatível com esse direito e isso pode ser alcançado de várias maneiras.

Em Ixonn, você pode fazer o seguinte:

  • Defina o cliente / contato como inativo para que você possa ter um indicador de que esse cliente restringiu o processamento de dados, também quando um cliente estiver definido como inativo eq não puder criar fatura para esse cliente.
  • Criar campo personalizado, selecione eq com um nome: Processamento de dados restrito com 2 opções Sim e Não, isso ajudará você a saber que esses dados de cliente / contato estão restritos ao processamento.
  • Desative todas as notificações por email do contato, navegue até a guia Contatos do cliente e abra o contato. Na parte inferior, você poderá desativar as notificações por email.

Informe os membros da sua equipe sobre as etapas que você executou para restringir os dados e como eles podem saber se os dados estão restritos ao processamento.

Consentimento

Clique aqui para saber mais sobre o consentimento

Se você estiver obtendo o consentimento para fins de marketing, precisará obter o consentimento do usuário em um formulário de aceitação separado, o consentimento não poderá ser incluído na política de termos e condições.

Os formulários de consentimento oferecidos pela Ixonn oferecerão aos usuários uma maneira simples e fácil de conceder e retirar o consentimento ao mesmo tempo, sem a necessidade de entrar em contato com você. Parte muito importante do conceito de consentimento do GDPR é que as caixas de seleção de consentimento não podem ser pré-definidas. -Verificou qual Ixonn cumpre com isso.

Lembre-se de que você não pode misturar vários consentimentos em um, você deve separá-los e o usuário deve dar consentimento para todos eles separadamente.

Na guia Consentimento, você pode adicionar um número ilimitado de propósitos de consentimento.

Ixonn armazenará informações sobre quando o consentimento é dado, o endereço IP e a finalidade do consentimento, também se o consentimento for adicionado manualmente da área de administração, o nome da equipe será armazenado e a equipe poderá adicionar informações adicionais sobre como a permissão é concedida do contato.

URL de consentimento

Cada contato e cada lead terão um URL de consentimento exclusivo, onde poderão conceder o seu consentimento ou retirar o consentimento a qualquer momento.

Para contatos, o URL público de consentimento está localizado no perfil do cliente, na guia Contatos. Para cada contato, você pode clicar no URL de visualização de consentimento.

Para leads, o URL público de consentimento está localizado no modal de leads na guia GDPR.

Depois que o consentimento for ativado, você poderá incluir o URL de consentimento para leads e contatos nos modelos de email, um novo campo de mesclagem estará disponível em Configuração-> Modelos de Email.

Conformidade com GDPR de campos personalizados

Os campos personalizados em Ixonn permitem criar seus próprios campos personalizados para seu próprio objetivo de armazenar e coletar mais dados. À medida que o GDPR entrar em vigor, convém repensar como usará os dados de campos personalizados que você armazena e como você gerenciará os campos personalizados em Ixonn.

Nossa recomendação é adicionar apenas os campos personalizados de que você realmente precisa e torná-los visíveis para a área do cliente, portanto, nesse caso, os contatos poderão ver os dados armazenados sobre eles e também atualizar os dados.

Lembre-se de que quando você entrar em contato exportará dados, apenas os campos personalizados marcados para serem visíveis na área de clientes serão incluídos no formato JSON, como para os leads em Configuração-> GDPR-> O direito de acesso / direito de retificação. convém mostrar os campos personalizados de lead em forma pública e também permitir que os campos personalizados sejam exportados no direito à portabilidade de dados.


Tem uma idéia de como os recursos GDPR para Ixonn podem ser aprimorados? Envie-nos um e-mail para info@ixonn.com que gostaríamos de ouvir sobre isso!

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